Neue Outlook-Funktionen – wir stellen die wichtigsten vor!
Microsoft arbeitet an einer neuen Outlook-Version, die die integrierte Mail-App in Windows 10 und 11 und die Outlook-Desktop-App in Zukunft ersetzen soll. Outlook für Windows befindet sich aktuell noch in der Testphase, was bedeutet, dass noch nicht alle Funktionen verfügbar sind. Für uns der passende Zeitpunkt, um die neuen Funktionen zu testen und sie hier vorzustellen. Dabei werfen wir einen Blick auf die neue Outlook für Windows-App, die wichtigsten Features und Dinge, die bisher noch fehlen oder nicht ganz ausgereift sind.
Wie kann ich die neue Outlook-Version nutzen?
Die neue Outlook für Windows-App ist derzeit nur für Windows Insider verfügbar. Das ist ein Programm, mit dem neue Versionen von Windows und Microsoft Office getestet werden können. Das Beste daran: Jeder kann sich für das Windows Insider-Programm anmelden.
Weitere Voraussetzungen, um die neue Outlook-Version auszuprobieren, sind:
mindestens Windows 10 Version 1809 (Build 17763)
eine Internetverbindung
ein Microsoft Arbeits- oder Schulkonto, persönliches Microsoft-Konto oder Gmail-Konto
Windows Insider sehen in der rechten oberen Ecke der Outlook- oder Windows Mail-Anwendung die Schaltfläche Teste das neue Outlook. Gut zu wissen: Mit dieser Schaltfläche kann jederzeit wieder zur klassischen Outlook-Version gewechselt werden. Auf diese Weise kannst du die neuen Funktionen ausprobieren und, falls du dich nicht zurecht findest oder wichtige Funktionen vermisst, bei Bedarf einfach wieder umschalten.
Die neue Version von Outlook wird automatisch heruntergeladen, nachdem du die Umschaltfunktion aktiviert hast. Das Herunterladen dauert nur ein paar Sekunden, danach startet der Migrationsassistent. Outlook importiert die meisten Einstellungen aus der klassischen Outlook-Version.
Die neuen Outlook Features
Werfen wir einen Blick auf einige der neuen Funktionen in der neuen Outlook für Windows-App. Die neuen Funktionen sind teilweise auch in Outlook Online zu finden, sie sind also nicht komplett neu.
E-Mails anpinnen
Das Anheften von E-Mails ist sehr praktisch und eigentlich längst überfällig. Wenn du morgens dein Postfach durchgehst, gibt es immer ein paar E-Mails, die du später bearbeiten musst. Aktuell kannst du diese zwar markieren, aber die markierten E-Mails geraten beim Empfang neuer E-Mails schnell aus dem Blickfeld.
Mit der Anheftungsfunktion kannst du ein E-Mail an den Anfang des Posteingangs heften. Das ist ideal für E-Mails, die du auf keinen Fall vergessen solltest. Du kannst ein E-Mail anheften, indem du mit der rechten Maustaste auf sie klickst oder das Anheftungssymbol wählst.
Schlummer-Modus für E-Mails
Die Schlummerfunktion für E-Mails ist ebenfalls eine sehr nützliche Funktion, wenn du eine Erinnerung für ein E-Mail festlegen möchtest. Mit der Schlummerfunktion wird das E-Mail grundsätzlich aus dem Posteingang entfernt und erscheint zum festgelegten Zeitpunkt wieder ganz oben im Posteingang.
E-Mails, die in den Schlummer-Modus versetzt werden, landen im Ordner „Schlummern“. Natürlich kannst du E-Mails aus dem Ordner „Schlummern“ zurück in den Posteingang verschieben, wenn du eine E-Mail früher als geplant bearbeiten möchtest.
An Teams-Meetings teilnehmen
Die neue Version ermöglicht es dir, direkt aus Outlook heraus an Teams- oder Skype-Besprechungen teilzunehmen. Klicke dazu einfach auf die Besprechungsbenachrichtigung über dem Menüband und dann auf „Teilnehmen“, um am Meeting teilzunehmen.
Synchronisierung mit Outlook Online
Alle deine Einstellungen werden jetzt mit Outlook Online synchronisiert. Das macht den Wechsel zwischen den beiden Versionen sehr viel einfacher. Regeln, die du erstellst, können in beiden Versionen verwendet werden, und auch E-Mail-Signaturen werden zuverlässig zwischen den beiden Versionen synchronisiert.
Einfaches Finden und Anhängen von Dokumenten
Sicher kennst du bereits die @mention-Funktion, mit der man heutzutage schnell jemanden zu einer Unterhaltung hinzufügen oder speziell benachrichtigen kann. Neu ist, dass diese Methode nun auch genutzt werden kann, um Dokumente zu einer E-Mail-Konversation hinzuzufügen.
Dazu müssen die Dateien jedoch in der Microsoft 365 Cloud gespeichert sein. Das Vorgehen ist dafür sehr einfach und intuitiv: Gib einfach @ gefolgt von einem Teil des Dateinamens ein, um die Datei zu finden und hinzuzufügen.
Mein Tag
Wenn du gerne mit Aufgabenlisten arbeitest, dann könnte die neue Funktion „Mein Tag“ eine nützliche Ergänzung für dich bieten. Sie ermöglicht es dir, E-Mails einfach per Drag & Drop in deine Aufgabenliste zu ziehen, die auf Microsoft To Do basiert. Die Kalenderansicht „Mein Tag“ kombiniert anstehende Ereignisse mit den Aufgaben, die du eingeplant hast, in einer Übersicht.
Integration von Google-Konten
Google Mail-Konten können jetzt nahtlos zu Outlook hinzugefügt werden. Endlich muss nicht mehr zwischen zwei E-Mail-Programmen hin- und hergewechselt werden. So kann natürlich auch ganz einfach via Outlook auf den Google-Kalender zugegriffen werden.
Senden rückgängig machen
Genau wie in Outlook Online kannst du jetzt eine Nachricht bis zu 10 Sekunden nach dem Verschicken eines E-Mails abbrechen beziehungsweise rückgängig machen. Diese Funktion kann unter Einstellungen > E-Mail > Verfassen und Antworten aktiviert werden. + Beschrieb, wie die E-Mail dann zurückgeholt werden kann
Nachrichten durchsuchen
Ein aufgeräumter Posteingang hilft natürlich, den Überblick zu behalten. Mit der neuen Sweep-Funktion kannst du alte E-Mails ganz einfach aufräumen. Das Feature ermöglicht es dir, die Nachrichten des ausgewählten Absenders unter anderem mit den folgenden Optionen zu konfigurieren:
Alle Nachrichten aus dem Posteingangsordner verschieben
Alle zukünftigen Nachrichten aus dem Posteingangsordner verschieben
Nachrichten, die älter als 10 Tage sind, immer aus dem Posteingangsordner verschieben
Benutzeroberfläche
Die Oberfläche der neuen Outlook-App hat sich natürlich deutlich verändert. Aber neben dem Look-and-Feel gibt es noch einige andere bemerkenswerte Änderungen:
Die Dichte kann jetzt auf 3 Stufen eingestellt werden: Geräumig, Gemütlich und Kompakt.
In der Listenansicht des Posteingangs wird jetzt die erste Zeile des Textes neben dem Betreff angezeigt (wenn du den Lesebereich ausschaltest oder ihn nach unten verschiebst).
Erinnerungen an wichtige E-Mails, die nachbearbeitet werden müssen, werden angezeigt.
Das Verfolgen von Paketen und Sendungen sowie das Anzeigen von Details zu bevorstehenden Flügen war noch nie so einfach.
Fehlende Funktionen und wichtige Änderungen
In der neuen Outlook-App für Windows sind viele Funktionen und Einstellungen verschoben worden. Also wird man teilweise erst einmal suchen müssen, um die gewünschte Funktion nutzen zu können. Der Grund dafür ist, dass sie jetzt mehr mit der Webversion, Outlook Online, übereinstimmt. Werfen wir einen Blick auf einige wichtige Änderungen, die uns beim Test aufgefallen sind. Denke jedoch daran, dass sich die neue Anwendung noch in der Testphase befindet und sich bis zur Produktionsfreigabe noch einiges ändern kann.
Gemeinsamer Briefkasten/Shared Mailbox
Eine der bemerkenswertesten Änderungen sind die gemeinsam genutzten Postfächer. Freigegebene Postfächer sind in Arbeitsumgebungen weit verbreitet und die Nutzung sollte so einfach wie möglich sein. Wenn du in der klassischen Outlook-Anwendung ein gemeinsames Postfach hattest, hast du vielleicht bemerkt, dass das gemeinsame Postfach in der neuen Anwendung nicht mehr unter deinem Posteingang aufgeführt ist.
Um das freigegebene Postfach zu öffnen, musst du nun in den Unterordner “Mit mir geteilt“ schauen. Hier findest du alle Postfächer, die für dich freigegeben sind. Im Moment kannst du diese Ordner oder ein freigegebenes Postfach nicht an deine Favoriten anheften. Das macht es etwas schwierig, alle neuen E-Mails im Ordner „Gemeinsame Postfächer“ im Auge zu behalten.
Keine Unterstützung von PST-Dateien
Im Moment werden PST-Dateien oder der Export in PST bisher nicht unterstützt. Das kann für manche natürlich ein grosser Nachteil sein. Jedoch hat Microsoft bereits angekündigt, dass die Unterstützung von PST-Dateien für die neue Version geplant ist.
Keine Unterstützung für COM/VSTO-Add-Ins (für die Techniker unter euch 🙂)
Microsoft plant derzeit nicht, COM- und VSTO-Add-Ins zu unterstützen. Diese Arten von Add-Ins werden häufig in Unternehmensumgebungen verwendet. Microsoft ermutigt Entwickler, auf Web-Add-Ins auf Basis von OfficeJS umzusteigen. Die fehlende Unterstützung für COM- und VSTO-Add-Ins kann die Akzeptanz in Unternehmensumgebungen jedoch stark beeinträchtigen.
Andere fehlende Funktionen
Wie bereits erwähnt, befindet sich die App noch in der Entwicklung. Einige Funktionen fehlen im Moment noch, sind aber geplant oder werden gerade entwickelt. Nachfolgend findest du eine kurze Liste der wichtigsten Funktionen, die derzeit noch fehlen, und der aktuelle Entwicklungsstand:
Unterstützung für mehrere Konten: Wird gerade entwickelt.
Offline-Zugang: In Entwicklung. Derzeit kannst du die neue Outlook-App nur mit einer Internetverbindung nutzen.
POP-Unterstützung: Microsoft prüft, ob sie POP-Unterstützung hinzufügen werden
Neuordnung von Ordnern: In Entwicklung
Jetzt senden/empfangen: Aktuell noch unbekannt. Eine Internetverbindung ist jetzt erforderlich, sodass die Funktion im Moment nicht wirklich benötigt wird. Vielleicht kommt sie mit Offline-Unterstützung zurück?
Herunterladen von Anhängen: Du kannst den Ordner nicht mehr auswählen. Heruntergeladene Anhänge werden automatisch im Downloads-Ordner gespeichert.
Suche nach verwandten Nachrichten: Rechtsklick auf eine E-Mail und Suche nach verwandten Nachrichten ist nicht möglich.
Fazit zum neuen Outlook
Wir haben das neue Outlook nun ein paar Wochen getestet und mögen es grundsätzlich. Klar, ein paar Features fehlen aktuell noch oder sind noch nicht zu 100 % ausgereift, aber es sind tolle Ansätze dabei und die Benutzeroberfläche hat uns überzeugt. Wenn du mehr über die neue Outlook-Version herausfinden möchtest, kontaktiere uns. Wir helfen dir gerne weiter!
