Microsoft 365 ist nun bereits seit 5 Jahren als Weiterentwicklung von Office 365 auf dem Markt. Neben Diensten, wie Microsoft Word, PowerPoint, Excel, und OneNote können Nutzer die Software nutzen, um in Teams zu kommunizieren und Dateien gemeinsam zu bearbeiten.
Mittlerweile ist es möglich, sämtliche Daten des Unternehmens über Microsoft Teams zu verwalten und von überall auf der Welt ganz einfach darauf zugreifen zu können. Ein eigener Server für die Datenablage ist nicht mehr nötig. Doch, Obacht! Von Backup ist hier nicht die Rede.
Es ist ein weitverbreiteter Irrglaube, dass Daten in der Cloud von Natur aus sicher sind. Viele Menschen wissen nicht, dass Microsoft die Daten seiner Nutzer zwar durch Geo-redundante Server schützt, dies aber nicht automatisch gleich Backup bedeutet. Daten auf zwei unterschiedlichen Servern zu speichern, schützt selbstverständlich vor einem Hardware-Ausfall.
Heisst also, wenn Server A ausfällt, dann kannst du weiterhin auf deine Daten zugreifen, weil Server B ja noch eine Live-Kopie aller Daten hat. Wird eine Datei jedoch von Server A gelöscht, sorgt die Synchronisation dafür, dass diese Datei auch von Server B gelöscht wird.
Dieses Missverständnis kann fiese Folgen nach sich ziehen.
Viele Microsoft 365 und Microsoft Teams Nutzer sind unwissentlich dem Risiko ausgesetzt, einen schweren Datenverlust zu erleiden, da sie ihre Daten nicht anderweitig speichern und sich uneingeschränkt auf Microsoft 365 Backup verlassen.
Auch du hast bisher voll auf Microsoft vertraut? Diesen Auszug aus den Geschäftsbedingungen von Microsoft solltest du in deine Überlegungen mit einbeziehen:
«We strongly advise you to make regular back-up copies of Your Content. Microsoft can’t be held responsible for Your Content or the material others upload, store or share using our Services.»
Damit du nicht wie viele andere auch in eine böse Falle tappst und deine Daten auf sehr dünnes Eis legst, haben wir dir diesen informativen Artikel zusammengestellt.
Hier erfährst du, wie Microsoft eigentlich deine Daten organisiert und warum du einen Microsoft 365 Backup mehr benötigst denn je.
Microsoft 365 Backup – warum brauche ich ihn?
1. Komplexe Datenanlage
Trotz qualitativer Anwendungen und hervorragender Organisation speichert Microsoft die Informationen nicht in einem einzigen speziellen Ordner, wie viele es natürlich erwarten würden. Weil die Software eine Verknüpfung aus verschiedenen Programmen ist, werden die Daten auch in unterschiedlichen Dienstordnern gespeichert. In welchem Ordner genau sie schlussendlich landen, hängt davon ab, welches der Programme verwendet wird.
Nehmen wir also einmal an, du sendest eine Nachricht oder Datei in Teams direkt an einen Kollegen. Diese Datei wird dann als eine „Microsoft Teams Chat Files“ Anlage direkt in deinem persönlichen OneDrive eingeordnet.
Wenn du solch eine Datei jedoch als Gruppennachricht an mehrere Kollegen sendest, wird diese in der SharePoint-Dokumentenbibliothek gesammelt, wo sie jeder, der Mitglied des Gruppenchats ist, sehen kann.
Sehr verbreitet ist auch, dass Daten aus versehen im Benutzer OneDrive Ordner abgelegt werden anstatt im gemeinsamen Firmen OneDrive. Wenn solche User dann das Unternehmen verlassen oder lokal etwas gelöscht wird, können auf diese Daten nicht mehr zugegriffen werden ohne Backup.
2. Microsoft Fristen
Nutzt ein Unternehmen beispielsweise Microsoft Teams, so werden alle Chat-Nachrichten, egal, ob diese privat oder an eine Gruppe gerichtet sind, in Exchange-Ordnern gesammelt. Zwar können die Daten, die erst vor Kurzem und innerhalb von 30 Tagen gelöscht wurden, einfach wiederhergestellt werden, jedoch ist alles andere für immer verloren.
Zudem sind auch die Benutzerkonten von solch einer Frist belastet. Geht ein Mitarbeiter in den Ruhestand, so wird sein Microsoft 365 Konto logischerweise deaktiviert, um nicht unnötige Lizenzkosten zu tragen. Was viele jedoch nicht wissen, ist, dass Microsoft alle inaktiven Benutzerkonten nach 90 Tagen komplett vom Server löscht – und mit ihnen alle dazugehörigen Daten, die jemals von diesen Konten aus hochgeladen wurden.
3. Server Synchronisierung
Wie jeder andere Server auch führt Microsoft regelmäßige Synchronisierungen durch, um alle Programme auf dem neuesten Stand zu halten.
Diese automatische Synchronisierung sorgt für das Überschreiben der Daten auf alle Geräte, die dem Team hinzugefügt wurden. Bei der Überschreibung werden die verschiedenen Anlagen jedoch nicht auf ihre Sicherheit geprüft, was dazu führen kann, dass mit Malware infizierten Daten auf die Konten aller Mitglieder überschrieben werden.
Besonders trügerische Malware, wie etwa Ransomware es sind, schleichen sich unmerklich in das Betriebssystem eines jeden Servers und deaktivieren jegliche Funktion. Es ist durchaus üblich, dass private Daten als “Geisel” genommen werden, um Erpressungsgeld vom Besitzer zu fordern. Die begrenzten Wiederherstellungsfunktionen von Microsoft 365 sind hierbei leider nicht geeignet, um ernsthafte Angriffe zu bewältigen.
4. Versehentliches Überschreiben oder Löschen von Daten
Mehr Zusammenarbeit birgt ein größeres Risiko für menschliche Fehler. Daten bei Microsoft 365 sind zwar für alle Teammitglieder zugängig, können jedoch auch von jedem mit nur einem einzigen Knopfdruck gelöscht werden.
Löscht ein Mitarbeiter versehentlich einen Beitrag oder eine wichtige Datei, so wird die Änderung automatisch im gesamten Unternehmens-Server durchgeführt und die Dokumente werden von jedem einzelnen Benutzerkonto gelöscht.
Natürlich wäre hier die Rückgewinnung aus dem Papierkorb noch ein letzter verzweifelter Versuch, um an die verloren gegangenen Daten zu gelangen, doch wie bereits erläutert, sind auch die Chancen hierfür gering.
Auch dann, wenn eine Datei lediglich überschrieben wurde, ist es fast unmöglich, diese wiederherzustellen – außer eine Kopie wurde erstellt.
Vor diesem Hintergrund ist es nicht verwunderlich, dass die eigenen Daten ganz einfach verloren gehen können. Der effektivste Weg, die Daten, die auf Microsoft hochgeladen werden, zu schützen ist natürlich mit einer vollständigen Microsoft 365-Backup-Lösung. Und hier kommt rockIT ins Spiel.
Der Microsoft 365 Backup von rockIT
rockIT passt auf deine Daten auf – cool, nicht wahr?
Wir stellen dir nicht nur einen geeigneten Backup für deine Microsoft 365 Daten zur Verfügung, sondern implementieren diesen auch gleich mit. Dieser speichert alle wichtigen Informationen, Dateien oder Nachrichten und soll dir den Rücken freihalten, falls mal etwas schieflaufen sollte. Egal, ob Exchange Online, SharePoint Online oder OneDrive – bei uns kannst du dir einen Backup für all die Dienste erstellen lassen, die du nutzt.
Natürlich helfen wir dir auch bei der Datenwiederherstellung und stellen sicher, dass dir nichts verloren geht. Als dein Single Point of Contact unterstützen wir dich bei allen Fragen und Problemen rund um Microsoft 365 Backup und stellen sicher, dass du und dein Team reibungslos arbeiten könnt.
Was ist beim Microsoft 365 Backup inklusive?
- Kontrollierter Backup aller Daten in Exchange Online, SharePoint Online und OneDrive für Business (alle drei Dienste sind separat möglich)
- 100 GB Speicherplatz pro Benutzer im Rechenzentrum in der Schweiz für Exchange Online und OneDrive
- 1 TB Speicherplatz pro Benutzer im Rechenzentrum in der Schweiz für SharePoint
- Aufbewahrungszeiten:
- Für einen Monat mit täglichen Backup-Ständen
- Zusätzlich für ein Jahr mit monatlichen Backup-Ständen
- Individuelle Zeiten nach Ihren Anforderungen
- Wiederherstellung einzelner Office 365-Objekte und -Dateien
- Wiederherstellung von Ordnern oder Mailboxen zu einem gewünschten Zeitpunkt genau wie es damals war
Der automatische Microsoft 365 Backup ist ein Mythos und fordert eine professionelle und unmittelbare Lösung, damit es keinen unerwünschten Datenverlust gibt. Wenn auch du nach einer geeigneten Möglichkeit suchst, deine Daten sicher zu halten, dann kontaktiere uns einfach hier.
Schreib uns eine Nachricht mit deinem Anliegen oder melde dich telefonisch bei uns. Unser rockIT Team hilft dir dabei, den geeigneten Backup für dein Vorhaben zu finden und berät dich in jeglichen Fragestellungen rund um Microsoft 365. Wir freuen uns auf deine Nachricht!
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