rockIT goes Jira

Seit bald drei Jahren arbeiten wir bei der rockIT agil mit Hilfe einer Kombination aus Kanban und Scrum. Es ist also höchste Zeit geworden, unser Tun mal wieder in seine Einzelheiten zu zerlegen, um unsere Prozesse noch mehr zu optimieren.

Wenn du wissen willst, warum und wozu wir agil arbeiten, kannst du hier nachlesen, wie wir zu dieser Arbeitsmethodik gekommen sind.

Schnell ist klar geworden, dass wir unsere Projekte noch zu wenig granular visualisieren und Arbeitspakete definieren und delegieren können. So weiss meist nur der Projektleiter über alle Details Bescheid und setzt sein Projekt auch gleich von A bis Z selbst um. Die Unterstützung durch das Team gestaltet sich aufwändig.

Wir wollen also die persönlichen Stärken aller Kollegen noch besser nutzen und den Koordinationsaufwand innerhalb von Projekten weiter senken.

Jira soll unsere Toolbox sein

«Ihr braucht Jira! Jira macht euch so viel effizienter.», haben wir mehr als einmal vom uns zum guten Freund gewordenen Mes (regelmässige Blog-Leser erinnern sich an diesen Namen) zu hören bekommen.

In der Tat lassen sich unsere Projekte in Jira genau so abbilden, wie wir es uns wünschen, um als Team gemeinsam effizient daran zu arbeiten.

Diese Erkenntnis gewonnen, machten sich Michael und Mes an die Arbeit, einmal den ganzen Wertfluss mit den Tools von Jira abzubilden, benötigte Felder zu erstellen, den gesamten aktuellen Arbeitsumfang der rockIT zu erfassen und die verschiedensten Ansichten zu optimieren.

Jira ist kein starres Gebilde, an welches man seine Arbeitsweise anpassen muss. Jira lässt sich individuell konfigurieren und mit Plugins erweitern. Entsprechend aufwändig und Hirnschmalz-fordernd ist die Implementation. Nicht nur einmal wurden ursprüngliche Ideen über den Haufen geworfen und ganze Konfigurationen wieder neu definiert. Glücklicherweise hat Mes nicht nur eine unglaubliche Ausdauer, sondern zaubert in den Pausen auch noch gesundes und schmackhaftes Essen auf den Tisch.

Welche Vorteile bringt uns Jira?

Wir haben Jira auf drei Ebenen aufgebaut.

Auf der Flughöhe der strategischen Planung können wir uns eine Übersicht über die grossen Themenblöcke machen, welche uns aktuell und in den kommenden Monaten beschäftigen.

Auf Projektleiter-Ebene lassen sich Projekte genau beschreiben, in Tasks runterbrechen und mit allen verfügbaren Informationen anreichern. Fortschritte lassen sich einfach ablesen und noch zu erledigende Tasks delegieren.

Im Tagesgeschäft sieht jeder Mitarbeiter, welche Tasks ihm zugeteilt sind und wie sein persönliches Backlog aussieht. So kann sich jeder auf seine Arbeit konzentrieren und der Koordinationsaufwand innerhalb von Projekten wird minimiert.

Die grösste Stärke von Jira sehen wir in den Filter-Möglichkeiten. So lassen sich nach Belieben persönliche Filter über sämtliche Informationen in jeder denkbaren Kombination zusammenbauen und in eigenen Dashboards darstellen.

Wie geht es weiter?

Wir wären keine Techniker, würden wir nicht weiter nach Möglichkeiten suchen, zu vereinfachen und zu automatisieren. So wollen wir Jira an unsere Zeiterfassung anbinden, damit alle gleich dort ihre Zeiten erfassen können, wo sie gerade arbeiten, ohne in ein anderes Programm wechseln zu müssen. Natürlich gehören in ein Planungs-Tool wie Jira auch Kunden-Stammdaten. Im ersten Wurf haben wir die mal händisch in die dazugehörenden Felder abgefüllt. Aber auch hier lässt sich unser ERP über die offene API an Jira anbinden. Wir wollen unserem Motto treu bleiben: Jede Information nur einmal und am dafür vorgesehenen Ort abspeichern.

Dein Interesse an agiler Arbeitsmethodik ist geweckt? Oder du könntest einen Fresh-Up gebrauchen? Dann melde dich gerne bei uns.

Falls du ebenfalls schon Erfahrungen gemacht hast mit Jira oder andere Tools nutzt, um agil und effizient zu arbeiten, schreib es uns in den Kommentaren. Wir freuen uns auf den Austausch!